Start Inhoud Zoeken

Dubbels samen

De gebruikersgroep DVD PGggLIMBURG Alles voor PG Leden op het Net


Omhoog

Een veelgestelde vraag is: "In mijn bestand komen een aantal personen twee- en zelfs driemaal voor.
Hoe voeg ik die samen? En wat gebeurt er met hun gegevens? Gaan die verloren?"

Zie de uitleg op de website van de makers van PRO-GEN

De betere "alternatieve" methode

Stap 1 : Recordnummer aanbrengen in Code

Wij exporteren ons bestand naar een nieuw bestand en tegelijkertijd laten wij het recordnummer in het veld Code schrijven.

  1. PRO-GEN Hulpprogramma's ... Export ... PRO-GEN Export.
  2. Druk in de lijst een keer op INSERT om een eventuele selectie op te heffen. Het is zeer belangrijk dat IEDEREEN in de lijst staat.
  3. Druk dan ENTER.
  4. Geef een nieuwe bestandsnaam op (bijv. KOPIE) en een omschrijving.
  5. Kies dezelfde opmaakdefinitie en laat dan de oude recordnummers handhaven.
  6. Wilt u de 'koppeling van de velden' wijzigen ? (J/N). U MOET nu "J" invullen om de koppelingen aan te passen.
  7. Druk op een toets om de velden te koppelen....
  8. In het koppelingenscherm wordt nu m.b.v. de DELETE-toets de koppeling van de velden 'Persoon record' en 'Persoon code' losgemaakt.
   
  Resultaat:

Zowel Persoon record als Persoon code hebben nu geen > meer.

  1. Daarna m.b.v. de ENTER-toets het 'Persoon record' veld uit de linker kolom koppelen aan 'Persoon code'.
    Start met koppelprocedure met ENTER en eindig ook met ENTER
   

Als u in het code-veld informatie had staan die bewaard moet blijven, dan kunt u hier het code-veld gaan koppelen aan een leeg veld, waardoor de code naar dit veld verplaatst wordt.
Na afloop kunt u dan op dezelfde wijze die informatie weer terug verplaatsen naar het veld Persoon code.
Dikwijls is Crematie bron zo'n totaal leeg veld. Persoon record blijft uiteraard gekoppeld aan Persoon code.

   
  1.  Als de koppelingen naar wens gelegd zijn, druk dan ter bevestiging op F1.
  Persoon record komt terecht in Persoon Code en Persoon code wordt niet geëxporteerd.
  1. Daarna verschijnt een zelfde koppelingen scherm voor de relatie-gegevens. Hierin hoeft niets gewijzigd te worden; druk daarom weer op F1.
  2. Hierna wordt een kopie van uw bestand gemaakt waarin het code-veld is gevuld met het recordnummer. Deze code is dus voor iedere persoon verschillend.

N.B. Het recordnummer overbrengen naar Persoon Code kan ook met het programma CHAF van Wim Nelis.
Samengevat:
-kies als te wijzigen veld : Persoon code
-kies voor de V om aan te geven dat de waarde uit een (V)eld gaat komen
-geef aan dat de waarde komt uit : Persoon record

Het eindmenu ziet er zó uit: ..... hier komt foto

Stap 2 : Dubbels markeren

Voorbereiding werk

a. Activeren van de geschikte lijst SAMENV
  1. Ga via Wijzigen gegevens personen naar de Totaallijst : Personen
  2. Druk de o van Opties
  3. Andere lijstindeling kiezen
  4. Kies SAMENV Overzicht samen te voegen personen met partners (118)
  5. Sorteer de lijst op Achternaam

U kan hier een pakketje downloaden dat 5 lijsten bevat die een meer uitgebreid overzicht geven dan de standaard lijst, o.a. geb/ovl/wett.hw/partners

Wisselen van lijst: in de 'Totaallijst : Personen' ... druk o van Opties ... Andere lijstindeling kiezen ... kies in Overzicht lijstdefinities personen een lijstmodel op het LAATSTE blad.

Het pakket bevat ook 1 sortering die de Achternaam van de partner betrekt waardoor de kans groter is dat dubbele echtparen dichter bij elkaar komen te staan in de lijst.

In de 'Totaallijst : Personen' ... druk s van Sorteer ... Opgeslagen sorteervoorwaarde kiezen.... kies in 'Overzicht sorteervoorwaarden bij personen' de sortering op het LAATSTE blad.

Download SMNV-IG.LZH

b. Zoek een "paartje dubbel"

Voor de instructies die volgen worden elementen uit het pakket SMNV-IG.LZH gebruikt

  1. De dubbels zullen snel opvallen
  2. Markeer een "paartje dubbel" met de spatiebalk of met *

Zo'n "paartje dubbel" kunnen er uitzonderlijk ook 3 of 4 of ... zijn

c. Maken van een macro

Klein voorbereidend werkje dat je straks een hoop zoekwerk bespaart

  • Ga naar de Totaallijst : Personen
  • Druk achtereenvolgens L (seLecteren) ... K (opgeslagen voorwaarde Kiezen) ... ga eens op voorhand op de voorwaarde "Samenvoegcode invullen" staan ... ENTER (!) ... de selectie heeft hier (nog) geen effect maar PG zal nu wel de plaats onthouden.
  1. Om de macro te starten: druk CONTROL+ALT+"toets uit de bovenste-rij-met-cijfers". Bv. CONTROL+ALT+9

Bovenaan je scherm flikkert de macro

  1. Druk achtereenvolgens
  • L (seLecteren) ...
  • G (Gemarkeerden) ...
  • S (Sorteer) ...
  • R (Recordnummer) ...
  • L (seLecteer) ...
  • K (opgeslagen voorwaarde Kiezen) ...
  • kies de voorwaarde "Samenvoegcode invullen" ...
  • druk INSERT om terug een Totaallijst te bekomen met alle personen ...
  • druk nogmaals INSERT om de markeringen op te heffen
  1. Om de macro te beëindigen: druk nogmaals CONTROL+ALT+"de toets uit de bovenste-rij-met-cijfers' waarmee je begonnen bent. In ons geval opnieuw CONTROL+ALT+9.

De macro is nu gemaakt.

d. Aan het werk

Door het aanmaken van de macro werd ook ons eerste "paartje dubbel" bewerkt.

De persoon met het kleinste recordnummer wordt gemerkt met "Dubbel", de andere met "dubbel".

Vanaf nu kunnen wij definitief aan het werk.

  1. Zoek een nieuw "paartje dubbel"
  2. Markeer het "paartje dubbel" met spatiebalk of *
  3. Druk ALT+9 om de macro te laten lopen (dus geen CONTROL+ALT+9 meer! Dat was voor opnemen/stoppen)

Zoek het volgend "paartje dubbel" en doe weer ... markeren .... macro ALT+9 ...

Zoek volgend "paartje dubbel" ... enz.

Indien u twijfelt of de personen wel echt dubbel zijn, kunt u ze steeds oproepen in het relatieschema en daar de ouders, de kinderen, de echtgeno(o)t(e), enz. vergelijken.

Het tussentijds gebruiken van het relatieschema is één van de grote voordelen van dit systeem.

Als u zich een keertje vergist, markeer dan de betreffende personen opnieuw en voer de macro opnieuw uit. De Code wordt dan hersteld. De aanduiding "Dubbel/dubbel" wordt terug een recordnummer.

Stap 3 : Dubbelen samenvoegen

Zodra alle dubbele personen uit het bestand gevonden en gemerkt zijn met "Dubbel/dubbel", kunnen wij gaan samenvoegen.

N.B. Om eens te kijken hoe het systeem in zijn werk gaat, kunt u bij wijze van proef, vroegtijdig stoppen met het zoeken en merken van dubbels en meteen beginnen met het samenvoegen van de reeds gemerkte dubbels.

  1. Maak een nieuw leeg PRO-GENbestand. Hoofdmenu ... Instellingen wijzigen ... Nieuw PRO-GEN bestand aanmaken ... Kies dezelfde opmaakdefinitie als het bewerkte bestand. Meestal is dat PG30-1 of PG30-2.
  2. In dit lege bestand gaan wij het bestand dat de dubbels bevat importeren.

Hoofdmenu … PRO-GEN hulpprogramma's … Import en Update … PRO-GEN import PRO-GEN bestand toevoegen … Kies met F1 het bestand dat de dubbels bevat … Geef de volgende antwoorden:

Let op: “Vragen om bevestiging bij gevonden dubbels personen?” MOET op NEE. De rest op JA.

  1. Daarna verschijnt het lijstje “Markeer de velden voor de dubbelencontrole”.
  • Haal alle sterretjes weg door op de spatiebalk te drukken
  • plaats een nieuw sterretje voor Persoon code
  • ENTER
  • Koppeling velden wijzigen? NEE
  • Het samenvoegen verloopt nu volledig automatisch.

Samenvatting : het principe van samenvoegen

De persoons- en relatievelden worden volgens hetzelfde principe samengevoegd:

  • Indien in "Dubbel" een veld blanco is, dan zal het gevuld worden met de overeenkomstige gegevens uit "dubbel".
  • Indien het betrokken veld in “Dubbel” al informatie bevat dan zal dat onaangeroerd blijven.

De informatie uit "dubbel" die het samenvoegsysteem niet heeft kunnen gebruiken en die verschillend is van wat er al stond in “Dubbel”, wordt opgeslagen in een bestand dat C:\PG30\NL\DATA\*.IMP heet. Dit IMP-bestand kunt u bekijken met Kladblok.

Die IMP-tekst kunt u gebruiken om het samengevoegd bestand verder aan te vullen, daar waar u het nodig acht.